Élaborer une convention de formation avec une entreprise

Pourquoi la convention de formation est-elle indispensable ?

La convention de formation est le document contractuel qui formalise l'engagement entre l'organisme de formation et l'entreprise cliente. Elle précise les obligations de chaque partie. Elle protège l'organisme en cas de litige sur le contenu ou le déroulement de la formation. Elle permet à l'entreprise de justifier les dépenses de formation auprès de son OPCO. Sans convention signée avant le démarrage de l'action, le financement par un tiers peut être remis en cause lors d'un contrôle.

Quelles clauses inclure dans la convention ?

Une convention de formation bien construite contient plusieurs clauses essentielles. La première identifie les parties : raison sociale, représentants légaux, numéro de déclaration d'activité de l'organisme. La deuxième décrit la formation : intitulé, objectifs pédagogiques, durée totale et modalités d'organisation. La troisième fixe le calendrier et le lieu d'intervention. La quatrième précise les conditions financières : tarif, modalités de paiement et conditions de remboursement en cas d'annulation. La cinquième mentionne les modalités de report ou d'annulation par l'une ou l'autre des parties.

Comment s'assurer de la conformité Qualiopi ?

Le référentiel Qualiopi impose que l'organisme formalise ses engagements envers les bénéficiaires et les financeurs. La convention doit mentionner les prérequis nécessaires pour suivre la formation, les modalités d'évaluation des acquis en cours et en fin de parcours, et les ressources pédagogiques mobilisées. Elle doit être signée avant le démarrage de toute action de formation. L'auditeur Qualiopi peut demander à consulter les conventions signées. Un modèle type validé par un juriste spécialisé en droit de la formation réduit les risques de non-conformité.

Quelles erreurs éviter lors de la rédaction ?

La première erreur est de démarrer la formation sans convention signée. La deuxième est de rédiger des objectifs pédagogiques trop vagues pour être vérifiables. La troisième est d'omettre les conditions d'annulation, source fréquente de litige. La quatrième est de ne pas faire signer la convention par le représentant légal habilité de l'entreprise. La cinquième est d'utiliser un modèle générique sans l'adapter au contenu réel de la formation. Chaque convention doit refléter fidèlement la prestation effectivement réalisée.

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